10 errores frecuentes al gestionar un registro o un censo en un ayuntamiento

Los ayuntamientos gestionan decenas de registros y censos administrativos: aperturas y actividades, terrazas, vados, animales, asociaciones, contratos, subvenciones... Cada uno de ellos contiene información necesaria y valiosa para la gestión administrativa y la toma de decisiones políticas. Sin embargo, en muchos casos, estos registros y censos acaban siendo difíciles de mantener, poco fiables o directamente infrautilizados.

A continuación repasamos los diez errores más habituales que hemos detectado tras años trabajando con administraciones locales.

1. Gestionar el registro o censo con Excel, Access o herramientas no específicas

La situación más frecuente. Excel es una herramienta muy potente y versátil para muchas cosas, pero no está pensada para gestionar un registro o censo administrativo con un modelo de datos complejo, múltiples usuarios, histórico de cambios y con necesidades de funcionalidades avanzadas y de control. Lo que suele ocurrir: datos de mala calidad, pérdida de información, dificultad para trabajar de forma simultánea varios usuarios, no hay forma de saber quién modificó qué, el archivo crece hasta hacerse inmanejable, y, además, todo depende de que una o dos personas que dominan el fichero.

2. Datos de mala calidad por falta de validación en la grabación

Cuando el sistema permite introducir cualquier dato en cualquier campo, los problemas están garantizados: nombres escritos de formas distintas, fechas en formatos incompatibles, localizaciones sin normalizar, campos obligatorios que se dejan en blanco...

La clave es garantizar la calidad del dato desde el origen: utilizar formularios con máscaras de entrada, listas desplegables con valores predefinidos, validaciones automáticas y campos con formato obligatorio. Si el dato entra mal, todo lo que viene después estará contaminado, incluido el análisis de esta información.

3. Ficheros en local sin política de seguridad ni copias de respaldo

El archivo del registro está en el escritorio de alguien o en una carpeta de red sin control de versiones. No hay copias de seguridad programadas o, si las hay, nadie ha comprobado que funcionen. Un día el disco falla, entra un ransomware o alguien guarda encima sin querer, y adiós a información. Además, con un sistema de información básico y sin un alojamiento seguro es imposible cumplir con el Esquema Nacional de Seguridad.

4. No integrar el registro o censo con otros sistemas municipales

El registro o censo existe, pero vive aislado del resto de sistemas del ayuntamiento. No se comunica con el gestor de expediente, con padrón o con tributos. Cada sistema tiene su propia versión de la realidad y datos duplicados. El resultado: gestión ineficiente, inconsistencias de información entre departamentos e imposibilidad de tener una visión completa y global de un ciudadano, una empresa o hasta una localización. Es necesario apostar por soluciones interoperables y con APIs para integraciones.

5. Modelo de datos sin histórico ni trazabilidad

Solo se guarda el estado actual de cada registro, pero entonces ¿quién era el titular anterior? ¿cuándo cambió la actividad? ¿desde cuándo está vigente esta autorización? Imposible saberlo. Cuando llega una reclamación, se solicita un informe o simplemente alguien pregunta cómo ha evolucionado una inscripción, no hay forma de reconstruir su historial. Un buen sistema debe guardar no solo el presente, sino también el histórico. Esa trazabilidad es lo que convierte un simple listado en una herramienta de gestión real.

6. Convertir el registro o censo en un silo de información

El área responsable custodia el registro o censo, pero no lo comparte con otros departamentos que necesitan esa información: urbanismo no sabe qué actividades hay en una zona, las unidades competentes no saben qué garantías tienen vigentes, el concejal no sabe qué asociaciones operan en el municipio... Un ejemplo típico: la policía Local está realizando trabajos de campo y tiene que llamar por teléfono a Actividades para preguntar si está autorizada, cuántas mesas tiene permitidas y hasta qué hora puede operar. O, como se ha hecho siempre, se le sigue solicitando al titular aportar los documentos.

La solución no es dar acceso indiscriminado a cualquier persona, sino establecer roles diferenciados: gestores que pueden modificar, usuarios de consulta que solo visualizan, administradores que configuran el sistema… Cada perfil ve lo que necesita y quedan trazas de todas las operaciones realizadas.

7. Mantener el registro desconectado de los procedimientos que lo alimentan

El registro existe por un lado y los trámites y procedimientos administrativos van por otro. Lo lógico es que el registro o censo se alimente automáticamente de los trámites y procedimientos. O, si no fuese posible, que al menos los datos que recopilemos en los trámites y procedimientos sean los que luego necesitamos grabar en el registro o censo en cuestión.

8. Gestionar a ciegas: sin estadísticas ni visión global de la información

¿Cuántas licencias, contratos, ayudas, etc. gestionamos? ¿cuántas altas y bajas este trimestre? ¿cómo se distribuyen por zonas, por tipos, por estados? Cuando un concejal pregunta, nos solicita información otra Administración o hay que elaborar un informe, empieza la búsqueda de la información y la elaboración y el recuento manual. Un registro o censo bien gestionado debe ofrecer estadísticas en tiempo real: totales, evolución temporal, distribución por tipos y categorías, comparativas entre periodos... La información permitirá tomar decisiones basadas en datos, no en intuiciones.

9. No controlar plazos relevantes, vencimientos y alertas

Las autorizaciones caducan, las revisiones periódicas se pasan de fecha, las renovaciones nunca se realizan... Nadie se entera hasta que es demasiado tarde o hasta que el interesado presenta una solicitud o queja.

Configurar alertas automáticas para vencimientos próximos, revisiones pendientes, datos incompletos o situaciones anómalas permite actuar de forma proactiva en lugar de ir siempre a remolque.

10. No disponer de Registro de auditoría

¿Desde cuándo no se actualiza este registro o censo?, ¿quién accedió al registro ayer?, ¿qué operaciones realizó?, ¿quién exportó ese listado? En un registro o censo público, poder responder a estas preguntas no es algo opcional. Debe contar con un Registro de Auditoría completo que guarde quién accede, qué consulta, qué modifica y qué exporta. Es fundamental para cumplir con la normativa vigente y para poder investigar cualquier actuación o incidencia.

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