Del Excel a la gestión inteligente: la gestión de registros y censos en ayuntamientos de la Región de Murcia

Situación incial

En muchos ayuntamientos se repite la misma situación: las grandes áreas cuentan con su propia aplicación de negocio (el Padrón tiene la suya, la Contabilidad, el Patrimonio también…), pero la mayoría de servicios que gestionan su propia actividad siguen dependiendo de una hoja de cálculo, un documento de Word o, sencillamente, de lo que consta en cada expediente.

Ese es precisamente el hueco que vinimos a cubrir en el proyecto que hemos desarrollado junto a la Comunidad Autónoma de la Región de Murcia, dentro del ecosistema PAEMUR y financiado con fondos del Plan de Recuperación (PRTR, Componente 11). Un caso de éxito que queremos compartir.

En qué consistió el proyecto

Implantamos Reycen en 24 ayuntamientos de menos de 20.000 habitantes de la Región de Murcia, sobre una única instalación multi-entidad. La plataforma no sustituye a la administración electrónica que los ayuntamientos ya usaban (PAEMUR - Plataforma eXperta): la complementa, dando por fin soporte estructurado a unos datos que hasta entonces vivían dispersos.

La clave está en que Reycen aglutina todos los registros y censos objeto del proyecto en una sola plataforma, compartiendo funcionalidades y datos maestros (un único fichero de personas, un único callejero), lo que reduce costes y hace que el sistema crezca sin empezar de cero cada vez. Y todo ello sobre una plataforma que nace con las garantías de seguridad que exige la administración pública: certificada en el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) Categoría Alta y respetuosa con el RGPD, frente a la fragilidad de los datos guardados en hojas de cálculo o carpetas compartidas.

El proyecto en cifras

Las principales cifras del proyecto son las siguientes:

• 24 ayuntamientos participantes
• 9 registros y censos implantados (Vados, Obras, Animales Potencialmente Peligrosos, Contratos, Terrazas, Convenios, Entidades Ciudadanas, Venta Ambulante y Cementerios)
• 31 trámites configurados en las sedes electrónicas
• 17 servicios web de integración con la plataforma eXperta
• +11.000 inscripciones migradas al sistema
• ≈295 endpoints expuestos por la plataforma

Más que una base de datos: la integración con los trámites

Si algo distingue a este proyecto no es solo tener los datos ordenados, sino conectarlos con la tramitación. De poco sirve un buen registro si vive aislado del día a día del ayuntamiento; el valor real aparece cuando el dato que entra por la sede electrónica llega, sin intervención manual, hasta el registro que le corresponde.

El Registro de Vados es un buen ejemplo. Un ciudadano solicita una licencia de vado en la sede electrónica: rellena el trámite, aporta su documentación y presenta la solicitud. A partir de ahí, en lugar de que un empleado tenga que volver a teclear todos esos datos en otra aplicación, la información viaja automáticamente a Reycen, que genera un borrador de inscripción ya prerrellenado con los datos de la solicitud, del expediente y del interesado. El empleado solo tiene que revisar, completar lo que falte y consolidar. Y lo mismo ocurre con las operaciones posteriores sobre ese vado (un cambio de titularidad, una baja, un cambio de placa): cada una tiene su reflejo en el registro, ya sea de forma automática o manual por parte del usuario.

Esta integración es, además, técnica y semántica: no basta con que dos sistemas se comuniquen, sino que el dato debe conservar su significado y caer en el campo correcto a ambos lados. El resultado es tangible: menos tiempo de grabación, menos errores de duplicidad y una gestión mucho más ágil de altas, bajas, cambios de titularidad y modificaciones.

Un punto de partida para avanzar

El proyecto ha alcanzado el 100 % de los registros y trámites previstos, superando su correspondiente auditoría. Pero, sobre todo, deja los cimientos para seguir avanzando: más tipologías de registros y censos por incorporar, desarrollos a medida según las necesidades de cada ayuntamiento y nuevas funcionalidades para mejorar el trabajo diario.

El objetivo final no es solo la gestión interna de los registros y censos, sino dar un mejor servicio a la ciudadanía, simplificando y automatizando la gestión, con datos fiables, seguros y de calidad.