Registros y Censos conectados: cómo Reycen impulsa la interoperabilidad

Registros y censos conectados para toda la Administración

En cualquier ayuntamiento hay un registro que todo el mundo consulta: el Padrón Municipal de Habitantes. Cuando un vecino solicita una ayuda, cuando se tramita una subvención o cuando hay que comprobar un domicilio, el dato se busca en el padrón y no se le pide al ciudadano un certificado en papel, porque la propia Administración ya lo tiene. Ese mismo modelo, el de un registro con datos estructurados que hace de fuente de verdad y que otros sistemas consultan, es el que aplicamos en Reycen a todos los registros y censos municipales, desde los vados y las actividades hasta los taxis, el cementerio o la ocupación del espacio público.

En este artículo explicamos cómo un software de registros y censos municipales preparado para la interoperabilidad permite que la sede electrónica, el gestor de expedientes y otras unidades del ayuntamiento trabajen sobre los mismos datos, y cómo eso abre la puerta a automatizar trámites y procesos, expedir documentos sin intervención manual y cumplir de forma efectiva con el derecho de la ciudadanía a no aportar datos y documentos que la Administración ya conoce.

Qué es la interoperabilidad en un software de registros y censos municipales

La interoperabilidad es la capacidad de los sistemas de información para intercambiar datos y utilizarlos sin que nadie tenga que volver a introducirlos ni pedirlos de nuevo. En el ámbito municipal suele asociarse a la consulta de datos de otras administraciones, pero empieza mucho antes, dentro de la propia casa (lo que denominamos intraoperabilidad), cuando cada unidad deja de guardar su información en hojas de cálculo o en documentos sueltos y pasa a gestionarla en sistemas estructurados que el resto de la organización puede consultar.

En Reycen cada registro o censo funciona como una base de datos viva, con un modelo común de personas, lugares y objetos, y con un historial de cada inscripción. A partir de ahí, la información se pone a disposición de quien la necesita a través de varias vías.

- Consulta interna entre unidades. Cualquier unidad autorizada puede consultar un registro en modo lectura, de manera que Tributos comprueba un vado, Policía Local verifica una autorización de ocupación o Servicios Sociales conoce una situación sin pedir informes por correo.

- Sede electrónica. Los datos del registro pueden alimentar los trámites que el ciudadano inicia en la sede, ya sea para precargar formularios, comprobar requisitos o mostrar en su área personal las inscripciones a su nombre.

- Gestor de expedientes. El registro y el expediente se complementan, ya que el expediente documenta el procedimiento y el registro o censo conserva el resultado, el dato vigente que otros procedimientos van a necesitar más adelante.

- Otras administraciones. Reycen también permite el acceso a los datos de los registros y censos en modo consulta por parte de otras Administraciones y Organismos.

En cualquiera de estos casos, siempre quedará constancia de quién, cómo y cuándo consulta el dato, y siempre se tiene que haber habilitado previamente ese permiso.

Cuando cada unidad trabaja con sus propios datos sin compartirlos

La mayoría de las dificultades que encontramos en las Administraciones públicas al hablar de interoperabilidad tienen tanto que ver con la tecnología como con la forma en que se guarda y se comparte la información y con aspectos organizativos. Cuando los datos están repartidos entre unidades, en formatos distintos y sin un responsable claro, ningún conector ni ninguna plataforma externa consigue que fluyan.

- Silos de información. Cada unidad gestiona los datos que son de su competencia, pero sin un sistema centralizado como Reycen esa información termina alojada en hojas de cálculo, dentro del propio expediente o, directamente, no se registra en ningún sitio. Cuando otro departamento necesita consultarla, la única opción es preguntar y esperar respuesta.

- Documentos que se piden al ciudadano. El artículo 28 de la Ley 39/2015 reconoce el derecho a no aportar documentos que ya obren en poder de la Administración o que hayan sido elaborados por cualquier administración, y sin embargo siguen pidiéndose datos y documentos que el propio ayuntamiento podría obtener de forma autónoma en segundos.

- Duplicidad y errores de grabación. Cuando el mismo dato se teclea varias veces en sistemas distintos, aparecen titulares mal escritos, direcciones que no casan con el callejero y expedientes que se retrasan por una discrepancia que nadie detecta a tiempo.

- Tramitación lenta y dependiente de personas. Comprobaciones que podrían hacerse de forma automática, como verificar la situación y vigencia de una autorización, consumen horas de trabajo técnico y alargan los plazos de resolución.

- Falta de visión conjunta. Sin datos conectados resulta muy difícil saber cuántas autorizaciones hay vigentes, todo lo que afecta a una calle o la visión global de una persona, y ello conlleva que la toma de decisiones se apoye en estimaciones.

Qué permite un sistema integrado

Tener los datos en registros y censos estructurados es la condición de partida, y lo que marca la diferencia es todo lo que se puede construir encima cuando esos datos están accesibles para otros sistemas de forma segura y controlada.

- Datos maestros compartidos. Personas, direcciones y otros datos maestros se gestionan una sola vez y se reutilizan en todos los registros, de modo que un cambio de titular o de domicilio se refleja en toda la plataforma y no hay que corregirlo módulo a módulo.

- Automatización de trámites. Cuando los requisitos de un procedimiento se pueden comprobar contra datos fiables, buena parte de la tramitación deja de ser manual. Verificar que el solicitante está empadronado, que el inmueble tiene un vado vigente o quién es el titular puede hacerse en el momento de la solicitud, y en los casos más sencillos es posible llegar a una actuación administrativa automatizada en los términos del artículo 41 de la Ley 40/2015.

- Expedición automática de documentos. Certificados de inscripción, copias de licencias o comunicaciones al interesado se pueden generar directamente sin intervenir un empleado público.

- Trazabilidad y seguridad. Cada consulta, alta o modificación de datos queda registrada con su autor y su fecha, lo que facilita cumplir con las obligaciones del RGPD y del Esquema Nacional de Seguridad. Cabe recalcar que Reycen cuenta con la certificación ENS de categoría Alta y aloja los datos en Europa.

- Explotación de la información. Los datos conectados permiten construir cuadros de mando, cruzar registros entre sí y preparar el terreno para aplicar inteligencia artificial sobre información fiable, algo que resulta imposible cuando los datos viven dispersos en documentos.

La API de Reycen: la forma de abrirse a otros sistemas

Cada registro de Reycen puede habilitar su propia API, de forma que las aplicaciones del ayuntamiento y de terceros autorizados consulten la información, den de alta nuevas inscripciones o modifiquen las existentes sin pasar por la interfaz de la plataforma y sin duplicar datos en otros sistemas.

- Consulta y grabación de datos. La API permite buscar inscripciones por sus principales datos, recuperar su estado y su historial, y también registrar altas, bajas y modificaciones con las mismas validaciones que se aplican cuando se trabaja dentro de Reycen.

- Habilitación registro a registro. El ayuntamiento decide qué registros abre, qué operaciones permite en cada uno y a qué aplicación se las concede, de modo que un sistema puede tener acceso de solo lectura a los vados y, en cambio, permiso de grabación en el registro de gestión del espacio público.

- Seguridad y trazabilidad. Cada sistema consumidor dispone de sus propias credenciales y cada llamada queda registrada con su origen, la operación realizada y la fecha, bajo las mismas medidas que exige la certificación ENS.

- Integración sencilla para otros proveedores. Los servicios siguen estándares habituales y cuentan con documentación técnica, lo que facilita que los proveedores de sede electrónica, gestión de expedientes, gestión tributaria o aplicaciones móviles los incorporen a sus productos.

- Adaptadores para otras plataformas. Cuando un sistema no está preparado para consumir la API directamente, Reycen desarrolla adaptadores que traducen la información entre el registro y la plataforma del ayuntamiento, ya sea la sede electrónica, el gestor de expedientes o la aplicación tributaria. Así la integración no depende de que cada proveedor modifique su producto, y un adaptador ya desarrollado sirve para cualquier otro ayuntamiento que use esa misma herramienta.

Sobre esta base ya funcionan integraciones en ayuntamientos que utilizan Reycen a diario. Las solicitudes de alta, baja o modificación que un ciudadano presenta en la sede electrónica se tramitan en el gestor de expedientes habitual y, una vez resueltas, actualizan el registro o censo correspondiente. En el Registro de Gestión del Espacio Público, los eventos y actividades autorizados se publican en la aplicación móvil municipal para que la ciudadanía sepa qué se celebra, dónde y cuándo. Y para quien no necesita una integración, el personal de otras unidades o externo al ayuntamiento siempre podrá acceder a los registros en modo consulta, con el rol adaptado a lo que necesita ver.

Servicios relacionados

La tecnología solo da resultado cuando antes se ha hecho el trabajo organizativo y de contenidos, y por eso acompañamos a los ayuntamientos en las fases que hacen posible que los datos sean de calidad y puedan llegar a interoperar.

- Migración y digitalización de datos. Recuperamos la información existente en hojas de cálculo, aplicaciones antiguas o expedientes en papel, la depuramos, la normalizamos y la cargamos en los registros y censos de Reycen, de manera que la plataforma arranca con datos útiles desde el primer día.

- Consultoría del catálogo de trámites y procedimientos. Prestamos servicios para configurar los trámites y procedimientos del ayuntamiento de forma que encajen con los registros y censos que les dan soporte. Para cada procedimiento definimos qué datos necesita, de qué registro se obtienen y en qué momento de la tramitación se consultan o se actualizan, y así cada solicitud resuelta deja su resultado en el registro correspondiente.

- Integración con los sistemas municipales. Coordinamos con los proveedores de otros sistemas municipales la conexión con los registros, para que cada sistema consulte el dato en su origen en lugar de mantener copias propias.

👉🏻 ¿Quieres que tus registros y censos trabajen para toda la organización?

Si en tu organización siguen pidiéndose al ciudadano datos que ya constan en algún departamento, o si quieres dar el paso hacia una tramitación más automatizada, con Reycen podemos ayudarte a ordenar los datos y conectarlos con el resto de sistemas.

Escríbenos a administracion@reycen.com y solicita una demo personalizada.